Mitä kiinteistöassistentti tekee?
Kun taloyhtiön osakas tai asukas tarvitsee apua arjen kysymyksessä, ensimmäinen yhteydenotto voi usein päätyä kiinteistöassistentille. Kiinteistöassistentti onkin monelle tuttu ja tärkeä yhteyshenkilö, vaikka työn monipuolinen sisältö ei välttämättä näy asiakkaalle kokonaisuudessaan.
Kiinteistöassistentin työssä yhdistyvät asiakaspalvelu, hallinnolliset tehtävät, järjestelmien hallinta ja käytännön asioiden koordinointi. Työssä tarvitaan tarkkuutta ja organisointikykyä, mutta yhtä tärkeää on kyky kohdata erilaisia ihmisiä ja löytää ratkaisuja vaihteleviin tilanteisiin.
Kiinteistöassistentti pitää arjen asiat liikkeessä
Taloyhtiön arjessa tapahtuu jatkuvasti. Muuttoja tulee ja menee, osakkaiden tietoja päivitetään, asiakirjoja tarvitaan, kysymyksiä tulee puhelimitse ja sähköpostitse ja erilaisia asioita pitää saada etenemään oikeille henkilöille.
Kiinteistöassistentti toimii monessa näistä tilanteista ensimmäisenä yhteyshenkilönä. Hän neuvoo ja opastaa asiakkaita, välittää tietoa eteenpäin ja huolehtii siitä, että asiat tulevat hoidetuiksi oikealla tavalla ja oikeaan aikaan.
Työssä on tärkeää myös tuntea taloyhtiöiden toimintaa ja ymmärtää, kuka vastaa mistäkin asiasta. Kaikkea ei tarvitse tehdä itse, mutta pitää tietää, mistä tarvittava tieto tai apu löytyy.
Mitä kiinteistöassistentti tekee käytännössä?
Kiinteistöassistentin työpäivä voi koostua hyvin erilaisista tehtävistä. Päivään voi kuulua esimerkiksi asiakkaiden neuvontaa puhelimitse ja sähköpostitse, muuttoihin ja asumiseen liittyvien asioiden käsittelyä, asiakirjojen ja tietojen ylläpitoa sekä erilaisten tilausten ja varausten hoitamista.
Työhön kuuluu myös paljon sellaista hallinnollista työtä, joka mahdollistaa muiden asiantuntijoiden sujuvan työskentelyn. Kiinteistöassistentti voi esimerkiksi huolehtia kokousjärjestelyistä, postista, laskutukseen liittyvistä tehtävistä, pankkiyhteyksistä sekä erilaisten rekisteri- ja järjestelmätietojen päivittämisestä.
Myös sähköiset palvelut ja järjestelmät ovat olennainen osa työtä. Asiakkaita voidaan auttaa esimerkiksi digitaalisten palveluiden käytössä ja opastaa, miten omat asiat hoidetaan mahdollisimman sujuvasti.
Työssä tarvitaan siis paljon muutakin kuin hyvää asiakaspalveluasennetta. Kiinteistöassistentilta vaaditaan tarkkuutta, järjestelmällisyyttä, ongelmanratkaisukykyä ja kykyä hallita useita asioita samanaikaisesti.
Isännöintitalo-konsernin kiinteistöassistentit ovat monien asioiden ammattilaisia.
Kiinteistöassistentti on tärkeä osa moniammatillista tiimiä
Kiinteistöassistentti ei työskentele yksin, vaan on tärkeä osa isännöinnin kokonaisuutta. Päivittäin tehdään yhteistyötä isännöitsijöiden, taloushallinnon asiantuntijoiden, teknisten asiantuntijoiden, kiinteistöhuollon ja muiden yhteistyökumppaneiden kanssa.
Asiakkaan näkökulmasta yhteistyö näkyy ennen kaikkea siinä, että asia etenee. Kiinteistöassistentti tunnistaa, millaisesta asiasta on kyse, auttaa siinä minkä voi ja ohjaa tarvittaessa asian oikealle asiantuntijalle.
Hyvä yhteistyö säästää aikaa, vähentää turhaa asioiden siirtelyä ja tekee palvelusta asiakkaalle selkeämpää. Kiinteistöassistentti onkin usein se henkilö, joka auttaa yhdistämään asiakkaan kysymyksen ja organisaation oikean asiantuntijan.
Jokainen päivä on erilainen
Kiinteistöassistentin työssä on paljon tuttuja rutiineja, mutta päivät eivät silti ole samanlaisia. Yksi päivä voi sisältää paljon asiakasneuvontaa, toisena päivänä painottuvat hallinnolliset tehtävät ja kolmantena eteen voi tulla joukko täysin uusia tilanteita.
Juuri vaihtelevuus on monelle työn parhaimpia puolia. Asiakkaiden kysymykset voivat olla hyvin erilaisia, ja välillä tarvitaan nopeaa reagointia ja välillä taas tarkkaa selvittelyä.
Työssä pääsee myös jatkuvasti oppimaan uutta. Kiinteistöala, lainsäädäntö, järjestelmät ja sähköiset palvelut kehittyvät, joten omaa osaamista on tärkeää ylläpitää ja kehittää.
Asiakaspalvelu on kiinteistöassistentin työn ytimessä
Vaikka kiinteistöassistentin työhön kuuluu paljon hallinnollisia tehtäviä, työn ytimessä ovat ihmiset.
Asiakas voi ottaa yhteyttä hyvin yksinkertaiselta tuntuvan asian vuoksi, mutta hänelle asia voi olla tärkeä ja joskus myös kiireellinen. Siksi ystävällinen, selkeä ja rauhallinen palvelu on olennainen osa ammattitaitoa.
Parhaimmillaan kiinteistöassistentti pystyy ratkaisemaan asiakkaan asian jo ensimmäisen yhteydenoton aikana. Jos asia vaatii toisen asiantuntijan apua, asiakas tietää kuitenkin, että hänen asiansa on otettu vastaan ja se lähtee etenemään.
Kiinteistöassistentti tekee paljon sellaista työtä, joka näkyy asiakkaalle pieninä ja sujuvina asioina: oikea tieto löytyy, kysymykseen saadaan vastaus, lomake tulee käsiteltyä ja asia siirtyy eteenpäin.
Juuri näistä pienistä asioista rakentuu toimiva taloyhtiön arki.
Kiinteistöassistentti on monen asian osaaja, joka pitää langat käsissään ja auttaa varmistamaan, että taloyhtiön arki toimii.
Työn vaihtelevuus on kiinteistöassistenttien mielestä työn parhaita puolia.
